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如何做好会议录音整理工作
编辑:上海宾鼎信息科技有限公司   发布时间:2017-11-29

如何做好会议录音整理工作


做好会议录音整理工作,就是使会议录音形成符合领导意图,切合工作实际,语言规范、条理清晰的一个录音文件。这是秘书服务领导的一项重要工作,也是检验秘书工作水平和个人素质的一项工作。秘书做好录音整理以及发文工作,可为层级管理起到“桥梁”作用,为上下级交流沟通搭建一个平台。虽然多为幕后工作,但对单位系统管理和工作推动意义重大。下面谈谈如何做好会前、会中、会后的录音与整理工作。


一、会前要精心准备


领导在不同时间、地点、场合的讲话,体现了领导的工作思路以及工作安排和要求。因此,做好会前准备尤为关键,它决定着录音文件的质量和工作落实的效果。


1.深化思想意识。思想支配行动。秘书要有一种“进京赶考”的意识,把做好会议记录整理作为工作的头等大事。要具备“打持久战”的意识,会议从开始到结束,从听取录音到文件定稿,过程繁多而时间紧迫,秘书必须加班加点、通宵达旦完成,这是身与心的考验。有些秘书把录音整理当作小事,于是就滋生了完任务的想法,结果导致录音文件质量低下,影响了工作开展。


2.查备记录工具。会前要准备好录音笔、记录本、钢笔、备用电池等必备工具,这是一切录音整理的前提和保障。同时,要仔细检查录音笔能否正常工作,包括电量和可用内存是否充足。事实证明,很多秘书会前不重视准备工作,到会场才发现问题,结果导致无法录音或录音效果不理想。总之,会前要精心周密准备,确保会议录音完整清晰。


3.收集会议资料。录音整理要做到“知己知彼”,会前就要充分收集会议资料,了解会议背景和目的,进一步把握文稿主旨和方向,这样形成的文稿才具有针对性。同时,要收集会议议程、领导讲话稿、相关会议思想传达提纲等材料。这项工作必须做实。秘书可利用手中的资料,提前了解会议内容,深度把握会议细节,提高会议录音与整理的效率和准确性。


二、会中要精心运筹


会中,秘书必须打起十二分精神,一边做记录,一边理解会议内容。要知道领导讲了什么,重点是什么,安排了什么,切忌当记录机器,应做一个有思想的记录人。


1.巧妙运用录音技巧。要充分利用各种录音技巧,准确、全面、清晰地采集录音信息。全程录音,既可以作为音像档案保存,又可为工作研究.

整理提供充足的信息资料。分段录音,关键要突出重点,运用录音笔功能设置,对每位领导讲话单独录音,特别是主要领导的讲话要全部录取,方便会后整理。一般应靠近音源录音。根据会场设施,有音响设备的要把录音笔放在音响处(一般在领导面前放一支录音笔领导感觉会很不舒服);没有音响设备的就要放在靠近领导的位置。总之要保证录音音质清晰和完整。


2.充分利用会议资料。会前要认真收集相关材料。根据会议方案等资料,可准确核实到会人员,在会后的文稿整理中也能快速准确反映出来。在讨论文稿和领导讲话时,可以把讨论意见和领导现场讲话内容直接反应在文稿上,根据领导意图再增、减、删、改,这样就能准确把握主要领导的决策意见。这是提高录音整理效率的重要手段。


3.突出会场应变能力。会场情况复杂多变,如电话声、交谈声等都会干扰录音。领导讲话时如忘记开话筒(这时录音没有效果),就要迅速准确地把领导所讲内容用文字记录下来。在专题研究会议上领导和参会人员的发言顺序和内容也是灵活的,为此就要准确记下领导的插话内容,这些多是领导强调的重点,也是会议和形成文稿的核心部分,如不记下备查将大大增加反复听劣质音频的痛苦。同时,要随时关注领导讲话表情,如工作不尽如人意时,领导表情严肃、语气强硬,会后整理文稿时就要把工作要求的力度体现出来。


三、会后要精心打磨


整理好会议录音,不是简单的复制照排,而要把录音作为一件艺术品来打磨,确保最终形成的文稿能准确体现会议主旨,结构完整、语言通顺。


1.紧扣大会主旨。对领导讲话的主旨要明确,理解要深刻,精神要吃透。在形成文稿时,要根据会议召开的背景和目的,贯穿一种风格,明确一种导向。如信访研判会旨在讨论


解决办法,最终化解信访问题,所以在文稿写作中就要明确责任和时限。有些整理录音者对会议主旨不明、要求不清,结果最终整理出的文稿偏离大方向,表达的不是领导想要表达的意思,有时甚至造成歧义,严重背离领导意图。


2.确保严谨凝练。文稿要条理清楚,逻辑严密,层次分明。对听不清的地方、领导讲的数字、时间节点、专业术语等,要反复听并查阅记录,询问职能部门予以核实,确保准确无误。对领导带有方言的口音,辨识要准,口头语要规范成书面语,不能产生歧义,弄出笑话。对领导讲话中穿插、反复提及的工作或问题,要针对工作性质或问题类别加以梳理归类。对领导的即兴讲话,要根据讲话的主题、涉及的问题、提出的要求,认真思考、合理取舍、科学归纳并分出层次,字斟句酌,确保语句凝练流畅。整理领导讲话,逻辑要严密,思路要清晰,不能前后矛盾,对一些问题的论证和事例说明,要归纳本质,言简意赅。


3.提高整理效率。要提高效率,就要发挥团队协作精神。听取录音时可由几人分别分段听取,会后将录音分段原稿和分段整理文稿交于现场听会或熟悉工作的秘书处统稿,并按要求整理出工作通报、会议纪要等文件材料。每位秘书都要提高工作责任心,保证自己所听录音的准确性和整理录音的质量,以免在统稿时陷入被动,甚至返工重听录音,以致不能及时签印文稿,最终造成办公室工作的被动。


总之,秘书要注重积累,把厚积薄发作为一种事业发展的取向。要注重提高文学素养,加强锤炼写作技艺。要多学习上级文件,了解社情民意,全面提高对工作的熟悉程度和认识水平。只有这样,才能在整理会议录音时游刃有余,也才能干好办公室的其他工作,做一名称职的秘书。


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